Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dapat mempunyai makna yang berbeda bagi setiap orang, tergantung dari kriteria dan konteksnya. Berikut adalah pengertian Standard Operating Procedure (SOP) menurut sumber, (SOP) Standard Operating Procedure atau yang diterjemahkan menjadi (PSO) Prosedur Standar Operasi adalah sistem yang di susun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita oleh Ekotama (2015), serta Joko Dwi Santoso dalam Purnamasari (2015) mengemukakan bahwa SOP memiliki tiga uraian yaitu standard, operating, dan procedure.
Ketiga uraian tersebut akan diuraikan di bawah ini:
1. Standard mengandung pengertian seperti tertera di bawah ini.
- Ketentuan yang menjadi acuan pokok.
- Sebagai acuan, di mana setiap anggota harus mematuhi standar tersebut. • Bisa juga sebagai hukum yang harus ditaati dengan kesepakatan tertentu.
- Maka dari itu, yang perlu ditekankan adalah sifatnya mengikat.
- Dipahami lebih kepada aktivitas kerja yang aplikatif.
- Aktivitas tersebut menggambarkan alur kegiatan kerja baik yang rutin maupun nonrutin.
- Operasional adalah kegiatan kerja atau aktivitas-aktivitas di dalamnya yang terkait dengan kaidah-kaidah yang sudah ditentukan.
- Dalam penerapannya, aktivitas-aktivitas tersebut harus sesuai dengan kaidah atau standar yang diberlakukan.
- Langkah atau tahapan yang berhubungan dengan proses dalam aktivitas kerja.
- Sebagai prosedur harus dideskripsikan secara jelas dan terperinci.
- Prosedur dapat berupa gambar atau rincian tulisan.
Menurut Purnamasari (2015:13) SOP adalah prosedur kerja yang dibuat secara detail dan terperinci bagi semua karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan misi,visi, dan tujuan suatu lembaga, intansi, atau lembaga. Dan Ekotama (2015:41) mengatakan bahwa standard operating procedure (SOP) dibuat untuk menyerdehanakan proses kerja supaya hasilnya optimaltetapi efisien.
Dari teori-teori diatas, dapat disimpulkan bahwa manfaat Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebagai landasan atau pedoman dalam menjalankan tugas, alat ukur kinerja, dan juga dapat memberikan rasa percaya diri karyawan dalam melakukan setiap langkah kerja.
Purnamasari (2015:13) mengatakan bahwa hal-hal yang perlu ada di dalam SOP yaitu seperti tertera di bawah ini.
1. Konsistensi
Karena SOP sebagai suatu ketetapan atau prosedur kerja maka harus konsisten.Oleh karena itu, semua yang terlibat di dalamnya harus mempunyai kedisiplinan yang tinggi. Tanpa kedisiplinan konsistensi tidak akan pernah tercapai.
2. Efisiensi
Di dalam SOP harus ada unsur efisiensi.Karena semua aktivitas kerja diharapkan dapat melaksanakan secara cepat, cermat, dan tepat sesuai dengan tujuan atau hasil yang ingin diraih.Ketika terjadi kerugian, langsung bisa di cek dari efisiensi sumber daya yang dimaksudkan.
3. Meminimalkan Kesalahan
SOP menjadi panduan pasti atau prosedur kerja yang membimbing para karyawan agar bekerja secara sistematis. Oleh karena sistematika yang jelas ini, karyawan diharapkan tidak membuat kesalahan yang berakibat fatal bagi instansi atau perusahaan yang terkait.Melalui SOP diharapkan para karyawan dapat meminimalkan kesalahan.
4. Penyelesaian Masalah
Kadangkala konflik bisa saja terjadi, misalnya dengan sesama karyawan, karyawan dengan supervisor, karyawan dengan pimpinan dan sebagainya.Konflik bisa menjadi berkepanjangan dan seakan-akan tidak ada yang menjadi penengah untuk menyelesaikan konflik tersebut.Jika dikembalikan ke SOP yang telah disusun secara tepat maka kedua belah pihak yang sedang berkonflik harus tunduk terhadap SOP tersebut sehingga konflik pun dapat segera diatasi dengan mudah dan dicari jalan keluarnya.
5. Perlindungan Tenaga Kerja
Dalam hal ini SOP dimaksudkan untuk melindungi para karyawan yang berkaitan dengan persoalan karyawan, seperti sikap loyalitas karyawan terhadap perusahaan dan karyawan sebagai individu secara personal. SOP memberibatas yang jelas secara sistematis agar kedua hal tersebut tidak tercampur aduk dan menimbulkan persoalan yang sulit diatasi.
6. Peta kerja
SOP yang dibuat bisa sebagai pola dimana semua aktivitas yang dilakukan sudah tertata secara rapihdan dijalankan didalam pikiran masingmasing sebagai suatu kebiasaan yang pasti. Melalui SOP, pola kerja menjadi lebih fokus dan tidak melebar kemana-mana. Hal ini akan sangat membantu dalam kemajuan perusahaan. Selain itu peta kerja yang jelas akan mendukung aktivitas lebih disiplin.
7. Batasan Pertahanan
SOP bisa diibaratkan seperti benteng pertahanan yang kokoh. Kerena secara procedural semua aktivitas institusi ataupun perusahaan sudah tertera dengan sangat jelas.Karena itu, bila ada inspeksi-inspeksi yang datangnya dari luar harus melewati beberapa prosedur, tidak bisa langsung menuju ke bagian departemen atau bagian tertentu.
Tujuan dan Fungsi Standard Operating Procedure (SOP)
Tujuan membuat Standard Operating Procedure (SOP) menurut Ekotama (2015:42) adalah menyederhanakan pekerjaan kita supaya hanya terfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat.Dengan cara ini, keuntungan mudah di raih, pemborosan diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah.Sedangkan, Purnamasari (2015:16) mengatakan tujuan dan fungsi dari SOP seperti uraian berikut ini:
- Memberikan sebuah rekaman kegiatan dan pengoperasiannya secara praktis.
- Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
- Membentuk kedisiplinan kepada semua anggota organisasi baik dalam institusi, organisasi, maupun perusahaan.
- Menjaga tingkat kinerja yang konsisten pada masing-masing unit kerjanya.
- Memperlancar pekerjaan atau tugas bagi karyawan.
- Ketika ada penyelewengan/penyalahgunaan wewenang SOP ini bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat untuk mengambil tindakan.
- Memberikan kemudahan dalam menyaring, menganalisis, dan membuang hal-hal atau pekerjaan yang tidak sesuai dengan prosedur.
- Untuk meminimalkan kesalahan/kegagalan, keraguan/ duplikasi, dan inefisiensi.
- Memperbaiki kualitas atau performa karyawan itu sendiri.
- Membantu menguatkan regulasi perusahaan.
- Memastikan efisiensi tiap-tiap aktivitas operasional.
- Menjelaskan segala peralatan untuk keefektifan program pelatihan.
- Memberikan kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan sehingga semua karyawan menyadari akan tanggung jawab pekerjaan, memahami, dan mengetahui hak dan kewajibannya.
- Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malapraktik atau kesalahan lain.
Sumber:
Purnamasari, Evita P., 2015, Panduan Menyusun SOP Standard
Operating Procedure, Jagakarsa, Jakarta: PT Buku Kita.
Sekian uraian Pengertian Dan Tujuan Standard Operasional Produksi, semoga bermanfaat.