Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Dalam neraca, dana kas kecil (petty cash) merupakan salah satu akun atau
rekening yang disajikan oleh perusahaan sebagai salah satu elemen aktiva lancar.
Kas meliputi terminal bagi arus lalu lintas transaksi dalam perusahaan serta semua
transaksi langsung maupun tidak langsung pasti akan berhubungan dengan kas.
Berikut adalah pengertian dana kas kecil (petty cash) menurut para ahli :
Menurut Soemarso S.R. (2009) dana kas kecil (petty cash) adalah
sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan
untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran tertentu.
Menurut Baridwan (2008) dana kas kecil merupakan uang kas dimana
yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dana kas kecil adalah
uang tunai yang digunakan untuk membayar pengeluaran biaya operasional di
dalam perusahaan yang jumlahnya relatif kecil.
Prosedur Pengeluaran Kas Kecil (Petty Cash)
1) Sistem Prosedur Kas Kecil (Petty Cash)
Menurut Mulyadi (2016) pengeluaran petty cash yang dilakukan secara
tunai, dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah
satu diantara 2 sistem yaitu :imprest system dan fluctuating system.
(1) Imprest System (Sistem Saldo Tetap)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
- Pembentukan Dana Kas Kecil dilakukan dengan cek dan dicatat
dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Saldo akun Dana Kas
Kecil ini tidak boleh berubah dari yang ditetapkan sebelumnya,
kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikan atau
dikurangi
- Pengeluaran Dana Kas Kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga
tidak mengkredit akun Dana Kas Kecil)
- Pengisisan kembali Dana Kas Kecil dilakukan sejumlah rupiah
yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.
Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan mengkredit
akun Dana Kas Kecil.
(2) Fluctuating System (Sistem Saldo Berfluktuasi)
Penyelenggaraan kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :
- Pembentukan Dana Kas Kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil
- Pengeluaran Dana Kas Kecil dicatat dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi
- Pengisian kembali Dana Kas Kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo akun Dana Kas Kecil berflktuasi dari waktu ke waktu
2) Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2016:446) Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil antara lain :
(1) Fungsi kas
Fungsi kas bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas 10 kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
(2) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
(3) Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
(4) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemakaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukungnya.
(5) Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas.
3) Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2016), Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil antara lain :
(1) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
(2) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
(3) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
(4) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil
4) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil antara lain (Mulyadi, 2016) :
(1) Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem dana kas kecil, jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
(2) Register Cek
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
(3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi.
Sumber:
S R, Soemarso.2009. Akuntansi Suatu Pengantar. Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Sekian uraian tentang Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash) Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.
